Você é daquelas pessoas que têm dificuldades para saber o que anotar e como organizar essas anotações durante uma reunião? Fique tranquilo(a), fazer isso é bem mais simples do que parece e podemos te provar.
Nem todo mundo gosta de reuniões, no entanto, elas são essenciais para que decisões importantes da empresa sejam tomadas em conjunto e planos de ação sejam elaborados. Mas como sabemos, algumas delas podem ser bem longas. Dessa forma, depois que ela é encerrada fica fácil esquecer pontos cruciais que foram levantados durante a conversa. Tanta coisa é falada que se não tiver ninguém anotando os principais tópicos, eles passarão batidos posteriormente.
Mas como fazer isso de forma organizada sem parecer que temos somente várias frases e palavras soltas num papel ou num doc? Confira as dicas abaixo e descubra!
Comece pela data
Anotar as datas em que as reuniões foram realizadas facilita demais as nossas vidas. Imagine ter que localizar e identificar as anotações, sem data, de todas reuniões em uma empresa que tem o costume de realizá-las com uma certa frequência. Que trabalhão daria, hein?!
Além da data, também é legal anotar logo no início qual é o tema da reunião. Toda ajuda é bem-vinda quando o assunto é organização.
Use uma linguagem simples
Neste caso, quanto mais simples for sua linguagem, melhor. Utilizar termos complicados não irá agregar em nada. Além do mais, ficar procurando palavras “sofisticadas” pode te fazer perder tempo e fazer com que você deixe algumas informações da reunião passarem batidas enquanto pensa. Uma linguagem simples favorece a compreensão de todos. Menos é mais!
Dê nomes aos tópicos
Em vez de sair anotando loucamente várias frases e palavras no papel ou no seu computador, separe cada ponto com uma nomenclatura. Você pode, por exemplo, separar uma seção para anotar todos os problemas, outra para anotar soluções e outra para registrar ideias. Essa simples atitude irá ajudar e muito você a se lembrar e localizar as informações quando for lê-las depois.
Próximos passos
Ao finalizar, é interessante que você separe um tópico com os próximos passos que a empresa e cada membro da equipe precisará executar. É importante que você deixe tudo muito claro e objetivo. Por exemplo, se você irá apresentar um relatório XYZ para fulano, escreva o nome da atividade e o responsável por ela: “apresentar relatório XYZ para fulano – Eu”. Usando esse modelo, fica muito mais fácil de entender tudo o que precisa ser feito e por quem precisa ser feito.
Curtiu as dicas? Esperamos que dessa forma suas anotações fiquem muito mais simples de serem feitas e que você consiga organizá-las com muito mais praticidade e objetividade.
