Você sabia que uma reunião produtiva dificilmente gera maus comentários ou sentimentos de insatisfação que, muitas vezes, podem afetar negativamente o ambiente colaborativo?
Para você não cair nessa cilada e alavancar o seu negócio, de olho em novos clientes, elaboramos este post com dicas imperdíveis. Confira!
Quando uma reunião é necessária?
Existem diversos motivos para a realização de uma reunião, podendo ser em busca de melhores resultados, para alinhar a equipe em um novo desafio, prestação de contas, soluções de conflitos interpessoais, para comunicações importantes e até mesmo celebrações.
Esses encontros podem ser entre o próprio time, com fornecedores, gestores, clientes, sempre com objetivos diferenciados.
Do alinhamento de pautas internas até mensagens motivacionais, uma reunião produtiva consegue passar uma mensagem bem assimilada em um curto espaço de tempo.
Dentro dessa realidade, é imprescindível o foco e também a objetividade no que se quer transmitir, sempre com a participação dos envolvidos.
Outros aspectos importantes são o alinhamento com as necessidades e expectativas, tomadas de decisões e estabelecimento de metas, podendo ser a curto, médio ou longo prazo.
Qual a importância de reuniões produtivas?
Um termômetro para você saber se uma reunião foi produtiva é o grau de motivação dos participantes. Quanto mais participativa, melhor!
No entanto, caso o tempo esteja curto, é válido transmitir esse comunicado aos participantes, deixando os colaboradores cientes do que precisa ser transmitido, sem interrupções.
Mantendo as reuniões produtivas em sua agenda, os principais benefícios serão a motivação da equipe, otimização do tempo, melhores resultados, abertura para novas ideias, foco e redução dos custos.
Afinal, quando uma mensagem é divulgada com qualidade, a chance de ser entendida e seguida à risca aumenta consideravelmente. Por isso, priorize a objetividade e clareza nas ideias.
Como fazer uma reunião produtiva?
Agora que você já está mais conectado com o que precisa ser feito para conduzir reuniões produtivas, vamos elencar sete passos que devem nortear esses momentos.
1. Defina os assuntos previamente
Essa dica é fundamental para você se organizar e também se preparar antes de começar uma reunião produtiva.
Definindo os assuntos com antecedência, fica mais fácil ir direto ao que interessa, sem distrações que possam entediar o momento.
Dentro dessa preparação, insira aspectos que possam ser interessantes para os envolvidos e divulgue-os logo nos primeiros minutos.
2. Incentive a participação
Uma dica é informar, no começo da reunião, que haverá rodadas de feedback, motivando as participações.
Inclusive, você pode inspirar o seu time a se preparar também para o momento, o que auxilia na motivação e maior participação.
3. Convide apenas pessoas necessárias
Esse ponto é importantíssimo para evitar perdas de tempo. Afinal, se a reunião é para o comercial, o que explicaria a participação de quem atua na manutenção?
Portanto, convide sempre os profissionais que estejam sendo diretamente afetados pelos comunicados, evitando a presença de muita gente. Assim, o tempo será otimizado, com aumento na produtividade.
4. Determine um tempo limite
Empresas que realizam muitas reuniões ao longo de um dia acabam deixando de atingir o foco principal: a conquista de mais clientes.
Por isso, sempre estipule o tempo que você terá para realizar uma reunião produtiva, respeitando-o.
Dessa forma, a condução será assertiva, com maior clareza e objetividade.
5. Mantenha o foco
Manter o foco tanto na preparação quanto na condução de uma reunião é fundamental.
Assim, será possível estimular os envolvidos a continuar com a atenção nos assuntos abordados, o que auxilia no cumprimento do que for previamente estabelecido.
Ao manter o foco, você poderá obter uma melhor avaliação da reunião, sempre objetivando um avanço na próxima.
Nesse sentido, os feedbacks são de extrema importância, pois ajudam a alinhar as necessidades e desejos entre empresa e colaboradores, assim como fornecedores e clientes.
6. Resuma os principais pontos
No final de cada reunião produtiva, fazer um resumo dos principais pontos auxilia na assimilação por parte dos envolvidos, ou seja, essa é mais uma dica que merece a sua atenção.
Nesse aspecto, você pode utilizar recursos audiovisuais para tornar o momento mais atraente. Desenhos, gráficos, vídeos e comparativos com outros momentos também são úteis na hora de criar um resumo.
E nunca esqueça de sintetizar as principais ideias, objetivos e foco da reunião, mantendo o assunto em evidência entre os participantes.
7. Conte com a tecnologia
Atualmente, é bem difícil cativar o público sem o auxílio da tecnologia. Seja na organização, no acompanhamento dos resultados ou até mesmo no resumo, a tecnologia é uma excelente aliada.
Além disso, ela simplifica os processos e torna a reunião não só mais produtiva, como também mais atraente. Portanto, vale a pena investir em recursos audiovisuais, trechos de filmes, falas de motivação, gráficos, edições, plataformas de videoconferência, enfim, o que não faltam são opções.
Isso porque as ferramentas digitais ajudam no compartilhamento das informações debatidas, assim como em possíveis feedbacks, ou seja, a automação é fundamental.
Nesse sentido, vale a pena contar com parceiros de qualidade, como um Hub que conte com uma estrutura técnica para uma reunião super produtiva.
O que mais atrapalha as reuniões?
Existem vários fatores que atrapalham uma reunião, mas alguns são bem evidentes. Veja alguns que devem ser combatidos em sua empresa:
- Ausência de pontualidade;
- Falta de um objetivo prévio;
- Ausência de uma pauta previamente divulgada;
- Ser muito longa;
- Excesso de reuniões e também de informações;
- Interrupções das falas ou participações;
- Perda de foco.
Portanto, é importante você seguir as nossas dicas, sempre priorizando a atenção plena para realizar reuniões produtivas. Assim, certamente os resultados estarão bem mais positivos em sua realidade corporativa.
Viu como é importante investir em reuniões produtivas? Quer realizar uma em um de nossos Hubs? Então fale agora mesmo com a nossa equipe!
